Wir haben es in unserer Projektmanagement-Ausbildung gelernt: 80% der Arbeit eines Projektmanagers besteht aus notwendiger Kommunikation. Leider treffe ich in vielen Unternehmen Strukturen an, die hierfür alles andere als förderlich sind: Silo-Denken, Hierarchieebenen-Autismus, aber auch überbordendes Korrespondenz-, Berichts- und Besprechungswesen. Besonders in Krisenprojekten (aber auch in solchen, die es werden wollen) ist dieses Phänomen weit verbreitet.
Regeln für die Kommunikation setzen
In zeitkritischen Projekten – und gerade bei einer Projektsanierung hat man meist alles außer viel Zeit – habe ich gute Erfahrungen damit gemacht, Kommunikation zu provozieren, ja zu erzwingen. Dazu muss ich dem Projekt zunächst einmal einige Regeln für die Kommunikation geben, z.B. „möglichst direkt und persönlich, dann erst per Telefon, und ganz zuletzt per eMail„. Viele Dinge sind einfach viel schneller und ohne Missverständnisse zu klären, wenn man aufsteht, zum Kollegen hinüber geht und mit ihm gemeinsam das Problem betrachtet und bespricht. Damit kann ich auch Abteilungsgrenzen fast mühelos überwinden. Und wo räumliche Entfernung dem entgegensteht, ist auch ein direktes Telefonat, ggfs. begleitet von einem Screen Sharing, ein probates und effizientes Medium. Jeder kennt dagegen schier endlose eMail-Schleifen…
„Daylies“ für die Team-Kommunikation

Ein anderes wirksames Mittel, gerade bei Teams, die enges, interdisziplinäres Zusammenarbeiten nicht gewohnt sind, habe ich aus der agilen Welt entlehnt: das tägliche Kurz-Meeting (Daily Stand-up), am besten gleich morgens. Es zwingt alle Beteiligten, sich mindestens einmal am Tag konzentriert auszutauschen. Wichtig ist, dass es vom Projektmanager moderiert sehr diszipliniert abläuft und pünktlich beginnt und endet. Ein gutes Hilfsmittel ist dabei, den aktuellen Stand des „Sprint Backlog“ mit einer Pinwand oder Whiteboard zu visualisieren und im Meeting zu besprechen. Am Anfang mag sich das etwas zäh gestalten, aber ich habe in allen meinen Projekten bald sehr positives Feedback und Ergebnisse erhalten.
Das hat im Nebeneffekt meist auch einen guten Einfluss auf die allgemeine Meeting-Kultur im Projekt: Sie werden weniger und kürzer, denn vieles wurde ja schon in den „Dailys“ oder direkt besprochen, und der Imperativ der guten Vorbereitung, Disziplin und Pünktlichkeit färbt meistens ab und gibt den Teilnehmern auch Sicherheit für ihre Tagesplanung.
Jour Fixes für das Berichtswesen
Die Projektverantwortlichen auf den Führungsebenen sollte der Projektmanager ebenfalls mit einem Regelmeeting (Jour Fixe) eng einbinden. Und es hat sich auch bewährt, allen Beteiligten regelmäßig Zugang zum aktuellen „Projektplan“ (meist der Terminplan) zu geben, damit sie die Zusammenhänge verstehen und vielleicht auch dadurch besser zusammenarbeiten.
Bei aller Kommunikation muss aber immer gelten: Entscheidungen sind zu dokumentieren! Sei es mit einem (abzuzeichnenden) Besprechungsprotokoll oder mit einer „Ich habe verstanden, dass…“-eMail.
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