Februar, 2019 - Henning Zeumer Projektmanagement

Multitasking vermeiden

Management ist nur dann wirklich nötig, wenn Multitasking ermöglicht werden muss, z.B. um optimale Auslastung zu erzeugen. Man kann z.B. den Management-Aufwand reduzieren, wenn man einer Aufgabe einfach mehr Zeit (Puffer) einräumt. Finden Sie den Punkt in der gesamtheitlichen Optimierung, an dem das Herunterfahren von Management mittels mehr Zeit für die Aufgaben nicht übersteuert wird durch erhöhten Managementbedarf für zu viel Multitasking !

Versuchen Sie, Multitasking zu vermeiden, an einer Aufgabe zu arbeiten und sie zu Ende zu bringen. Richten Sie „Klausurzeiten“ ein, in denen Sie nicht gestört werden. Das spart Zeit und Energie, weil man sich nicht immer wieder in die Aufgabe hineindenken muss.

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Selbst- und Zeitmanagement macht den Tag effektiver

Gute Vorbereitung und Planung von Aktivitäten hilft, dass die Dinge gut zusammenlaufen und man sich bei der Durchführung auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren kann. Schon 8-10 Minuten kurze Planung des Tages am Morgen lassen Sie bis zu 1 Stunde an effektiver Zeit gewinnen – statistisch nachgewiesen !

Lessons Learned: Zeitmanagement — Beispiel Biokurve

Denken Sie bei Ihrer Tagesplanung auch an Ihren eigenen Biorhythmus, also wann Sie für welche Art von Aufgaben am leistungsfähigsten sind. Legen Sie also komplizierte oder wichtige Dinge oder kreative Aufgaben in den Vormittag, Routinen oder kleine Aufgaben als Serienproduktion nach dem Mittagessen usw. Richten Sie Sperrzeiten (stille Stunde) für ungestörtes Arbeiten und auch „schöpferische Pausen“ ein, und verplanen Sie nur 60% Ihres Tages – der Rest füllt sich von allein. Vermeiden Sie impulsive Handlungen, die haben meist unerwünschte Rückwirkungen. Schieben Sie auftauchende Probleme nicht vor sich her; sie können oft leichter gelöst werden als erwartet. Und „belohnen“ Sie sich zum Tagesende mit einem kleinen, geplanten Erfolg – das ist gut für die Motivation ! 😉

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Ungeliebte Meetings, aber notwendig

Meetings sind Zeitfresser, aber u.a. notwendig, um viele Menschen auf einen gemeinsamen Stand der Information zu bringen und/oder Entscheidungen herbeizuführen.

Tägliche Team-Meetings, sogenannte „Standups“, sind hilfreich, um die gerade erledigten und die anstehenden Aufgaben miteinander abzustimmen. Wenn sie im Stehen gehalten (damit niemand sich entspannt zurücklehnen kann) und nicht länger als ca. 15 Minuten dauern, steigt die Effizienz und (Selbst-)Disziplin.

Wöchentliche oder zweiwöchentliche „Jour Fixes“ dienen der Projektorganisation und sollten mit fester Agenda stattfinden. Stehen Entscheidungen an, so sollten die Entscheider mit teilnehmen – das beschleunigt die Entscheidung und spart zusätzliche Meetings.

Übrigens: Wenn die Mitarbeiter häufig bei den Meetings fehlen oder sich kurzfristig wegen anderer Dinge abmelden, kann es sein, dass entweder Sie oder das Meeting nicht als so wichtig eingestuft werden. Dem sollten Sie nachgehen und gegebenenfalls das Meeting ganz canceln, auf andere Kommunikationswege wechseln.

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Erfolgsfaktor Kommunikation

Gute Kommunikation ist der Schlüssel zu erfolgreichen Projekten, schlechte die häufigste Ursache von Krisen. Je direkter die Kommunikation, desto effektiver ist sie. Deshalb gilt immer:

persönliches Gespräch
                     => vor Videomeeting
                                               => vor Telefonat
                                                                     => vor eMail !

Gerade bei schriftlicher Kommunikation kommt es leider oft zu Missverständnissen und/oder vielen ineffizienten Abstimmungsschleifen. Deshalb: ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter ruhig öfter, von ihrem Schreibtisch aufzustehen und zum Kollegen ins Büro “gegenüber” zu gehen…

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