Projektsanierung: Warum scheuen sich Manager, einen Externen zu engagieren?

Zwei von drei Projekten laufen – für mich gefühlt und seit vielen Jahren unverändert von renommierten Fachstatistiken bestätigt – in eine Projektsanierung. Zumindest sollten sie. Dann werden oftmals externe, vermeintlich teure Mitarbeiter wegen der Budget Cuts an die frische Luft gesetzt – das ist ok, wenn sie ihren Job nicht richtig machen – und neue, junge und unerfahrene interne Mitarbeiter, die ein Drittel kosten, sollen dann das neu aufgesetzte Projekt leiten und zu Ende führen. Das muss schiefgehen und das geht auch schief! Bis zur Totalabschreibung. Nur weil das Geld immer wieder die primär-dominante Rolle spielt und nicht das Ergebnis?!!! Erkennen Sie das Schema? Das ist unprofessionell und wäre bei einem Sanierungsversuch für das Unternehmen nie passiert. Dabei ist das doch so einfach vermeidbar…

Eine professionell durchgeführte Projektsanierung kostet so viel weniger als ein mit unzureichenden Mitteln fortgeführtes notleidendes Projekt, das zusätzlich auch noch gute Fachkräfte demotiviert oder abschreckt. Und gecancelt bringt es noch nicht mal ein Minimum des erhofften Businessnutzens, nur noch eine Abschreibung.

Warum holen sich dann aber Manager so ungern externe Hilfe?

Interne Vorschriften oder Restriktionen? Deutsche Fehlerkultur? Wer gibt schon gerne zu, dass sein Team “unzureichend” arbeitet… Die Krux liegt leider oftmals in der Tatsache, dass das Management in Bezug auf externe Kosten nicht frei und unternehmerisch denkt (oder denken darf). Wir haben einen Personalstamm und wenn der unzureichend arbeitet, wird geschult, ein Mentor zur Seite gestellt, eskaliert, enger getrackt … aber niemand kommt auf die Idee, extern nach einem Projektmanagement-Profi zur Unterstützung bei einer Projektsanierung zu suchen.

Die Vorurteile, die es zu entkräften gilt:

1. Externe haben lange Einarbeitung, sind nicht schnell produktiv.
2. Externe kennen die Orga intern nicht (und müssen durch einen internen gedoppelt werden).
3. Externe kennen die internen Prozesse nicht (und müssen durch einen internen gedoppelt werden).
4. Wir haben ja keine Garantie, dass der Externe unsere Probleme löst.
5. …

Sie mögen allgemein auf externe Berater zutreffen, denn Beratungsaufträge sind von Natur aus darauf angelegt, sich sorgfältig einzuarbeiten und sich dann möglichst lange beim Kunden festzusetzen – das habe ich schon mal bei einem großen Arbeitgeber aus der Branche auch erlebt.

Bei einer Projektrevision oder gar Projektsanierung gelten jedoch andere Ausgangssituationen und Regeln.

Das ist mit einem Feuerwehreinsatz zu vergleichen:

1. Was am wenigsten verfügbar ist, ist Zeit. Der Externe muss extrem schnell handlungsfähig sein. Darauf sind gute (freiberufliche) Projektmanager getrimmt, ich als Projektsanierer sowieso.
2. Als Feuerwehrmann schickt man zuerst einmal alle Umstehenden nach hinten, um das Brandgeschehen frei vor sich zu haben. Kein Doppel, keine interne Organisation und Strukturen – die stehen nur im Wege, werden aber für gezielte Interviews zur Analyse im Zugriff gebraucht, kurz und konzentriert.
3. Die internen Prozesse sowie oft auch die Strukturen haben meist sogar zum Brand geführt. Sie werden nach den Interviews mit geübtem Blick und professionell analysiert, bewertet und nach Maßgabe zur Veränderung empfohlen, nicht zur Fortführung aufgedoppelt. Der Externe hat da keine Betriebsblindheit, sondern im Gegenteil viele gute und schlechte Vergleichsmöglichkeiten, und muss auch nicht auf seine interne Karriere achten, wenn er neutral Unangenehmes anspricht.
4. Nun, die einzige Garantie, die Sie haben, ist, dass Sie ohne ihn (mangels genügend internem Feuerwehr-Knowhow) untergehen werden. Je früher Sie ihn holen, desto mehr Erfolgsoptionen haben Sie.
5. Ob dann die operative Projektsanierung (die Brandlöschung) anhand der im Gutachten gefundenen Ursachen und Maßnahmenempfehlungen wieder intern erfolgt oder von mir begleitet werden soll, ist nochmal eine andere Entscheidung. Wichtig ist, dass die Löschmittel schnell und an den richtigen Angriffspunkten in Stellung gebracht werden.

Der Externe ist sogar “billiger”

Ja, und ganz nebenbei: Weil alles so schnell gehen muss, kostet der „teure“ (externe) Projektsanierer gar nicht lange „sooo viel“ Geld, ist im Gegenteil immer günstiger, als es teuer weiterbrennen zu lassen oder total verbrannte Erde in Kauf zu nehmen. Bleibt nur noch die Angst, einen Fehler als Schwäche ausgelegt zu bekommen. Wie, wenn es (so wie anderswo) sogar besondere Credit Points für Macher, Problemlöser und strategisch Denkende gibt…

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