Passt Ihre Organisationsstruktur noch zu Ihrem Business ?

Projekte sind der Teil des Unternehmens, indem es sich an die sich ändernden Anforderungen von Markt, Gesetzen, gesellschaftlichem Kontext usw. anpasst. Veränderungen und Weiterentwicklungen im Unternehmen erfolgen immer in Projekten. Ohne diese Veränderungen gäbe es in Unternehmen keinen Fortschritt, sondern Stillstand, dem dann auch bald der „Tod“ folgt. Projekte sind also ein Muss in allen Unternehmen und sie sind unerlässlich für ihr Wachstum und ihre Zukunft.

Allein diese Tatsache impliziert bereits, dass die Projektmanagement-Organisation jedes Unternehmens einen Reifegrad besitzen muss, mit dem sich Projekte innerhalb der Organisation passabel ausführen lassen. Ist das Geschäftsmodell dann auch noch projekt-getrieben mit vielen Kundenprojekten oder häufigem Anpassungsbedarf, stellt das natürlich nochmals erhöhte Anforderungen an die Art und Weise, wie Projekte in diesen Unternehmen durchgeführt werden.

Gewachsene Strukturen sind oft ein Erfolgshindernis

Vielen Unternehmen mit projekt-getriebenem Geschäftsmodell stehen ihre gewachsenen Linien- oder Matrixstrukturen bei der optimalen Anbahnung und Durchführung und dem wirtschaftlichen Erfolg ihrer Projekte im Weg – und sind die tiefe und zähe Ursache für wiederkehrende Krisenprojekte.

Als Führungsorganisation hat sich für die in Produktionsunternehmen vorherrschende Arbeitsteilung in der Regel eine funktionale Linienstruktur etabliert, in der die Aufgaben entsprechend der Produktkomponenten herunter gebrochen und delegiert werden können. In vielen Fällen kommen noch weitere Zentralfunktionen wie Finanzen, Einkauf, Personal, Qualitätsmanagement und Vertrieb als Abteilungen hinzu, letzterer oftmals gegliedert nach Regionen oder Kundensparten.

Demgegenüber haben Projekte eine ganz andere Charakteristik: Jedes einzelne Projekt ist einzigartig, d.h. es wird ein neues, noch nie da gewesenes Produkt, ein Service oder eine Fähigkeit für das Unternehmen entwickelt. Dadurch ist die Entwicklung von Projekten schwerer vorherzusagen und damit immer von Unsicherheit gekennzeichnet. Die Forschung und Produktentwicklung in Produktionsunternehmen sind ein Beispiel dafür.

Analog hat ein vornehmlich projekt-getriebenes Business oder gar ein reines Projektgeschäft mit Kundenprojekten die gleichen Rahmenbedingungen. Die Arbeit und der Wertzuwachs werden vor allem von Menschen erbracht, sind daher insbesondere von deren Verfügbarkeit und Skills abhängig. Daher ist die Bedeutung der Koordination und Effizienz des Ressourceneinsatzes und von Abläufen vorrangig für optimalen Durchsatz und Ergebnisse, und es braucht eigene, für diese Umgebung taugliche Steuerungs- und Kontrollmechanismen. Die Notwendigkeit der Kommunikation und des Informationsaustauschs ist weit ausgeprägter als in funktionalen Strukturen gewöhnlich.

Häufige Konflikte

Nicht nur, dass gewachsene Organisationsstrukturen und –kulturen nicht für diese Art des Arbeitens nicht geschaffen sind, sie stehen meist sogar im direkten Konflikt. Häufige und immer wiederkehrende Symptome sind

• mangelhafte Auftragsklärung mit dem Kunden,
• unrealistische Vertriebszusagen,
• Ressourcenkonflikte der Projekte mit den Fachabteilungen,
• fehlende Autorität des Projektmanagers und Unterstützung durch das Management,
• lokale statt abteilungsübergreifende (=gesamtbetriebliche) Optimierung von Abläufen, Ressourcenplanungen, Budgets, Margen, Risiken und Verantwortung,
• mehrfache, redundante, unwirtschaftliche Bearbeitung gleicher Aufgaben in vielen Projekten
• unzuverlässige Steuerung von Zulieferern und eigenem Projektpersonal
• und immer wieder Projekte in Krisensituationen, verspätet, mit Kostenüberschreitungen und vielleicht sogar Pönalen, oder gar ganz abgebrochen.

Mit wachsendem Wettbewerb aus einem immer globaleren Marktumfeld wird jedoch die Kundenstärke im Markt größer und die rentable Durchführung der Projekte ein Gebot der Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens.

Und dann stellen Sie sich doch mal einen Moment vor, die Organisation Ihres Unternehmens würde dieses Businessmodell sogar optimal unterstützen…

Beispiele für projekt-getriebene Unternehmen

Typische Unternehmen mit projekt-getriebenen Geschäftsmodellen sind zum Beispiel IT-Entwicklung, -Implementierung und -Integration, Beratungsfirmen, Anlagenbau und Ingenieurbüros, Luft- und Raumfahrt sowie Verteidigungs-Unternehmen, Bauunternehmungen (Hoch und Tiefbau), Forschungs- und Entwicklungsunternehmungen, Event Business, und so weiter. Aber auch Unternehmen mit starkem Projekteinfluss wie zum Beispiel alle sehr regulations-sensitiven Branchen (zum Beispiel Banken, Energiesektor, und so weiter), (Hoch-)Technologieindustrie (Investitionsgüter, Automotive, Fahrzeugbau, Elektronik usw.) sowie viele öffentlichen Körperschaften und Dienste.

Überall hier finde ich die oben beschriebenen Muster des Geld-Verbrennens immer wieder vor. Überall hier würde eine strategische Transformation von Organisation, Struktur und Kultur, bei der die Form der Funktion folgt, immense Potenziale für die Rentabilität und Zukunftsfähigkeit der Unternehmen heben können.

Wenn das Geld in Projekten verdient wird, steht deren Marge damit über dem reinen Umsatz der einzelnen Abteilungen und Werke. Es braucht jedoch einen Umbau bestehender Hierarchien, Zuständigkeiten, Vergütungen, Denkweisen und Prioritäten usw., um selbst eine bereits Projekte unterstützende in eine auf ein Projektgeschäft richtig ausgerichtete Organisation umzuwandeln.

Vorteile einer strategischen Transformation

In einer projekt-orientierten Organisationsstruktur werden Ressourcen sinnvollerweise dort eingesetzt, wo sie dem Geschäft am besten nützen, unabhängig von ihrer Zuordnung etwa in der Linie. Die Skills beziehungsweise die Mitarbeiter können auch hinsichtlich der Business- (= Projekt-) Anforderungen optimiert bereit- bzw. eingestellt und geschult werden. Das Geschäft in einer projekt-orientierten Organisation lässt sich leichter auf die Geschäftsziele hin ausrichten, die Projekt-Auswahl folgt dem maximalen Businessnutzen. Die zuverlässige Auslieferung von Projekten und Investitionen ist ein Muss, ein profundes Knowhow und eine erwiesene Erfolgshistorie hierzu wird zum strategischen Marktvorteil.

Projektorientierte Organisationen sind flexibel: die Ressourcenzuweisung für Projekte kann effizient aus einem Pool heraus erfolgen, d.h. die richtigen Skills werden zur richtigen Zeit im richtigen Projekt eingesetzt. Wenn sich die Prioritäten oder Anforderungen verändern, kann mit einer Veränderung der Ressourcenzuteilung schnell und flexibel reagiert werden.

Es gibt viele Erfahrungen mit projekt-getriebenen Organisationen. Allen gemeinsam ist, dass profitable Projekte gleichzeitig auch profitable Unternehmen bedeuten. Diese Erfahrungen habe ich in meinem Buch „Erfolg und Wachstum in projektorientierten Unternehmen“ (ISBN: 9-783754-397985, und als e-Book ISBN 9-783755-719069, z.B. bei Amazon https://buff.ly/3xKz4Lb) niedergeschrieben. Wer nicht erst lesen möchte, ist herzlich eingeladen, schon jetzt das Gespräch mit mir zu suchen.